Conseils & Astuces ArcGIS Online - N°139
N° 139 - Analyser l'usage de son organisation ArcGIS Online à l'aide des rapports
En tant qu'administrateur, vous recherchez peut-être des moyens plus efficaces de gérer et de suivre les membres, le contenu, les crédits et les activités de votre organisation ArcGIS Online
Par exemple, vous pourriez souhaiter comparer l'utilisation des crédits des membres de l'organisation pour faciliter la budgétisation de ces derniers. Peut-être souhaitez-vous aussi vérifier que les coûts de stockage sont optimums en suivant précisément le stockage des fichiers et des couches d'entités pour identifier les éléments anormalement volumineux ou tout simplement dupliqué inutilement.
Le tableau de bord situé dans l'onglet "Statut" de la page "Organisation" fournit déjà un aperçu de l'activité de votre organisation. Si vous avez besoin d'informations plus détaillées et de pouvoir facilement les télécharger et les partager, les rapports administratifs constituent la meilleure option. Je propose de voir comment les utiliser.
Cet article décrit les quatre options de rapport proposées dans ArcGIS Online et explique comment les créer, les rechercher et les utiliser. L'article vous montrera également comment tirer le meilleur parti des rapports administratifs en les programmant pour qu'ils s'exécutent automatiquement.
Rechercher et exécuter des rapports
En tant qu'administrateur, vous pouvez rechercher des rapports existants et exécuter de nouveaux rapports à partir de la page "Organisation". Choisissez "Rapports" dans l'onglet "Statut".
Pour vous aider à trouver un rapport, vous pouvez rechercher ou filtrer par type de rapport ou par date de création.
Pour afficher le rapport, téléchargez-le sous forme de fichier CSV. Il est également enregistré automati-quement en tant qu'élément de vos contenus.
Les 4 types de rapports
ArcGIS Online met à disposition des administrateurs quatre types de rapport : membres, éléments, crédits et activité.
Rapport sur les membres
Un rapport sur les membres fournit une liste complète des membres de votre organisation au moment où le rapport est créé. Il contient des détails sur chaque membre, tels que le type d'utilisateur, le rôle qui lui est attribué, le nom d'utilisateur, les crédits dont il dispose, etc.
Rapport sur les éléments
Un rapport d'élément fournit un instantané de tous les éléments de contenu de votre organisation au moment où vous exécutez le rapport. Par exemple, vous pouvez voir le nom de l'élément, le propriétaire de cet élément, son niveau de partage ainsi que la taille de stockage du fichier (ou des entités de la couche, le cas échéant).
Rapport sur les crédits
Un rapport de crédit répertorie le nombre de crédits consommés par chaque membre de votre organisation au cours de la période spécifiée. L'utilisation du crédit est répartie par outil consommateur de crédit, tel que le géocodage, le géo-enrichissement, les calculs d'itinéraires, etc.
Rapport sur l'activité
Un rapport d'activité affiche les modifications apportées aux groupes et aux contenus des membres de votre organisation pour le jour, la semaine, le mois ou l'année que vous spécifiez. Il fournit des détails sur les éléments ajoutés, créés, mis à jour, partagés ou supprimés. Il intègre aussi des détails sur les actions de gestion des membres, par exemple, les modifications des rôles des membres, les réinitialisations de mot de passe ou encore les affectations de groupe.
Comment créer un rapport ?
Maintenant que nous avons parcouru les différents types de rapport, voyons comment les générer :
- Rendez-vous dans l'onglet Organisation > Statut > Rapports puis cliquer sur le bouton "Créer un rapport"
- Vous choisirez ensuite le type de rapport à créer (a.) puis le nom du rapport à générer (b.). Selon le type de rapport sélectionné, vous devrez parfois renseigner la période sur la laquelle doit porter le rapport.
- Si vous souhaitez automatiser la génération du rapport à intervalles réguliers, vous activerez l'option "Planifier des rapports". Il vous sera alors demandé d'indiquer la périodicité, la date de début et potentiellement la date de fin.
On notera qu'un même rapport ne peut être généré 2 fois, y compris par des administrateurs différents. - Une fois que les propriétés du rapport sont définies, vous pouvez cliquer sur le bouton "Créer un rapport".
Le rapport peut parfois prendre quelques minutes pour être généré (notamment les rapports sur l'activité). Une fois généré, le rapport est ajouté dans la lites des rapports et vous le retrouvez également dans la liste de vos contenus.
Il peut alors être téléchargé (au format CSV) pour être utilisé dans des outils comme Excel, PowerBI, ArcGIS Insights, ArcGIS Dashboards, ...
Comme tout élément ArcGIS Online, il peut également être partagé avec d'autres membres de votre organisation.
Bonne route sur ArcGIS Online !
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