Conseils & Astuces ArcGIS Online - N°125

Les groupes constituent une fonctionnalité de base dans une organisations ArcGIS Online. Ils vous aident à organiser, partager et sécuriser les éléments de contenu de votre portail.

"Un groupe permet de définir un ensemble de contenus à partager avec un ensemble d'utilisateurs. "

L'utilisation efficace des groupes requiert une certaine compréhension des paramètres de configuration disponibles ainsi qu'une certaine réflexion sur l'objectif de chacun de ces groupes.

Il existe de nombreux cas d'utilisation des groupes, certains directement liés à l'usage d'applications ou de workflows spécifiques (préparation de galeries de contenus pour certains modèles d'app, préparation d'un site Open Data, ....). Cet article traite les cas d'usage les plus classiques en termes de partage de contenus entre différents membres. Si vous n'êtes pas familier avec les groupes et leurs paramètres de configuration, consultez préalablement les rubriques d'aide relatives aux groupes dans la documentation ArcGIS Online.

 

Pourquoi vous créez votre groupe ?

Tout d'abord, il est utile de réfléchir à l'objectif de votre groupe. La plupart des groupes s'inscrivent dans l'un de ces deux cas d'usage suivants:

• "Groupe de diffusion": pour partager des contenus finalisés avec un public identifié (tout le monde, votre organisation ou certains membres en particulier)
   
• "Groupe de travail": pour partager des contenus en cours d'élaboration avec un groupe spécifique de collaborateurs (les membres travaillant avec vous sur ces contenus

Si vous ne décidez pas, dès le départ, la vocation de votre groupe et que vous n'invitez pas le périmètre approprié d'utilisateurs, le groupe peut rapidement perdre son utilité. Ceci est particulièrement important pour les groupes de diffusion qui, en fonction des privilèges donnés aux membres du groupe peuvent s'encombrés de contenu semi-finalisés, de moindre qualité ou hors sujet. Cela se produit généralement si des utilisateurs sont invités par erreur à rejoindre le groupe en tant que membres et qu'ils sont autorisés à contribuer au groupe.

Dans de nombreux cas, vous aurez besoin de plusieurs groupes pour répondre à vos besoins. En fait,  les groupes de travail et les groupes de diffusion fonctionnent souvent bien par paires. Par exemple, une équipe restreinte peut utiliser un groupe de travail dans le cadre de son processus de production/conception pour collaborer à la création de cartes et d'applications, et cette même équipe peut avoir un groupe de diffusion pour partager ses produits finis avec l'ensemble de l'organisation. Une fois que vous avez identifié les types de groupes dont vous avez besoin, vous pouvez créer les groupes, définir des catégories de contenu de groupe et utiliser les paramètres de configuration pour créer l'expérience dont vous avez besoin.

La principale différence entre les paramètres des deux groupes décrits ci-dessus est que le groupe de travail sera privé et le groupe de diffusion serait un groupe organisationnel (ou public). Les deux groupes pourront avoir les mêmes membres.

   
Groupes de diffusion

Tout d'abord, il faut bien noter que les paramètres de partage des éléments contrôlent les éléments que les utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas voir. Par exemple, considérons le cas où vous devez créer une collection d'éléments que tous les utilisateurs de votre organisation peuvent voir. Vous pourriez être tenté de créer un groupe d'organisation, puis d'inviter tous les membres de votre organisation à rejoindre ce groupe. Il faudrait alors penser à intégrer ultérieurement les membres qui rejoignent votre organisation après avoir créé le groupe, ce qui n'est pas des plus pratique.

Dans ce cas, il sera plutôt recommandé de créer un groupe organisationnel, puis de partager les éléments de contenus avec ce groupe ET avec l'organisation. En effet, tous les utilisateurs de l'organisation peuvent voir les éléments partagés avec un groupe organisationnel si et seulement si les éléments eux-mêmes soient également partagés avec l'organisation. On retiendra que le partage d'éléments l'emporte toujours sur les paramètres de groupe. Dans notre exemple, il n'est pas nécessaire d'inviter des utilisateurs qui ne contribueront pas aux contenus de notre groupe de diffusion; les seuls membres de ce groupe seront des contributeurs.

Restreindre aux membres qui contribuent

Parfois, des utilisateurs demandent à devenir membre d'un groupe afin que ce groupe apparaisse sur la page "Mes groupes". En effet, pour qu'un groupe soit répertorié sur sa page "Mes groupes", l'utilisateur doit être membre de ce groupe. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent rejoindre un groupe sans qu'ils soient pour autant des contributeurs, vous pourrez autoriser "Tout le monde" à rejoindre le groupe. En même temps, vous pourrez n'autoriser que les contributions par le propriétaire et les gestionnaires du groupe.

D'autres moyens existent pour faciliter l'accès à un groupe aux utilisateurs de l'organisation (sans les ajouter en tant que membres). Il suffira d'ajouter le groupe en tant qu'élément dans le ruban de la page d'accueil de l'organisation ou dans la bibliothèque de l'organisation. Pour cela, il faudra créer un élément pour votre groupe en enregistrant simplement son URL en tant qu'application Web puis en partageant cette application avec le groupe contenant les éléments mis en avant en page d'accueil.

Récupérer l'URL d'un groupe

Une autre option pour permettre à tous les utilisateurs de voir votre groupe dans l'onglet "Groupes" consiste à demander à votre administrateur d'ajouter le groupe à la liste des groupes à l'affiche.
 
   
Vous pouvez également partager un groupe (si il est public) en le publiant sur des réseau sociaux, ou envoyant l'URL du groupe par e-mail, en l'intégrant dans un site Web ou encoure en créant une application web configurable ("Bibliothèque des catégories" ou "Bibliothèque minimale") basée sur votre groupe.
 
Types d'éléments à partager

Lorsque vous décidez de partager différents types de contenus avec un groupe, vous devez pensez à la cible des utilisateurs. Si votre groupe de diffusion est destiné à un public large ou à des décideurs, envisagez d'inclure uniquement des applications, car les applications sont le meilleur moyen de regrouper le contenu finalisé pour les publics non-techniques. Vous devez alors vous assurer que les cartes web ou les couches référencées par les applications sont également accessibles au public ciblé. Si vous partagez avec des professionnels des SIG, il peut être intéressant d'inclure des cartes web et des couches afin qu'ils puissent les trouver et les utiliser pour créer leurs propres cartes et applications.

Une dernière chose à savoir sur les groupes de diffusion: tout élément public pouvant être partagé avec n'importe quel groupe que vous possédez. Ainsi, lorsque vous trouvez des contenus intéressants publiés par Esri (ou d'autres auteurs) vous pouvez les ajouter à votre groupe pour les diffuser auprès de votre propre public.


Groupes de travail

Les groupes de travail sont, par définition, des groupes privés et ne peuvent gagner des membres que sur invitation, car personne n'est en mesure de trouver le groupe. Les groupes de travail qui sont partagés avec l'organisation (ou de manière publique) peuvent inviter des membres ou accepter des demandes d'adhésion. Si votre groupe accepte les invitations, assurez-vous de visiter régulièrement l'onglet "Aperçu" ou "Membres" de votre groupe (et non pas simplement la page "Groupes") pour accepter ces invitations!

Il est important de faire une distinction claire entre les groupes de travail et de diffusion notamment pour les participants au projet qui seront souvent membres des deux groupes. En effet, il peut être difficile pour l'équipe de projet de garder les choses claires car elle peut voir les deux ensembles d'éléments. Un bon moyen d'organiser cela consiste à utiliser une convention de dénomination pour vos groupes de travail et les éléments non encore finalisés. Par exemple:

• Groupe de diffusion: «Mon projet de cartographie»
• Groupe de travail: «Mon projet de cartographie (en cours)»
• Carte web finale: «Ma carte web»
  [partagée uniquement avec le groupe de diffusion]
• Carte web en cours: «Ma carte web (en cours)»
  [partagée uniquement avec le groupe de travail]

 
 
Pour  résumer

Le tableau ci-dessous décrit certains types courants de groupes discutés ci-dessus, les paramètres de partage de ces groupes et des élément associés.